Compliance

Verhaltenskodex, coolair Klimasysteme GmbH

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Verhaltenskodex

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Richtlinie für integeres Verhalten

So arbeiten wir.

 

Was uns gemeinsam bei coolair Klimasysteme leitet.

Unsere Verhaltensgrundsätze und Leitlinien für das Handeln.

 

Einleitung

Wofür arbeiten wir? Wie wollen wir arbeiten? Zwei scheinbar einfache Fragen, auf die es keine einfachen Antworten gibt. Die erste Frage beantwortet die coolair Klimasysteme mit ihrer Vision:

Wir wollen ein national anerkanntes und erfolgreich wachsendes Handelsunternehmen werden. Dabei haben wir den Anspruch, ein angeseher Fachpartner in unserer Branche zu werden.

 

1              Richtlinien

Der vorliegende „Verhaltenskodex“ befasst sich mit der zweiten Frage: „Wie wollen wir arbeiten?“

Prägend sind hierfür unsere Verhaltensgrundsätze und Leitlinien für das Handeln.

 

1.1          Wir achten die Menschenrechte und die Gesetze.

Eine besondere Bedeutung haben für uns folgende Grundsätze:

  • Der Schutz der Menschenrechte
  • Der Schutz von grundlegenden Rechten bei der Arbeit,   insbesondere der Beseitigung von Diskriminierung bei Anstellung und  Beschäftigung und der Ablehnung von Zwangs- und Kinderarbeit
  • Der nachhaltige Umweltschutz
  • Die Bekämpfung von Korruption

Wir achten darauf, dass nicht nur wir sondern auch unsere Geschäftspartner und Kunden diesen Prinzipien folgen. Darüber hinaus achten wir internationale und lokale Gesetze und Bestimmungen. Gemeinsam tragen wir dafür Sorge, dass alle bei coolair Klimasysteme die Gesetze und Bestimmungen einhalten, die unsere Arbeit betreffen. Wäre das nicht die Grundregel unseres Handelns, würden wir uns und die coolair Klimasysteme erheblichen finanziellen Risiken aussetzen und unser gutes Ansehen gefährden.

„Respekt für jeden Einzelnen, unabhängig von der Hierarchieebene.“

„Behandle andere so, wie Du auch behandelt werden möchtest.“

 

1.2          Wir gehen aufrichtig und fair miteinander um und fördern Vielfalt unter Beachtung der Gleichbehandlung.

Im Umgang miteinander und mit anderen pflegen wir ein Miteinander, das von Offenheit und Toleranz, von Respekt und Höflichkeit sowie von Fairness und Vertrauen geprägt ist. Jede/r Beschäftigte soll sich darauf verlassen können, dass ihre/seine Würde und ihre/seine Persönlichkeit von allen anderen und zu jedem Zeitpunkt geachtet wird. Wir begegnen einander mit Respekt. „Integrität ist Vertrauen in das Team.“ Wir schaffen bei coolair  Klimasysteme ein Arbeitsklima der Wertschätzung und des gegenseitigen Vertrauens, indem wir andere in ihrer Individualität respektieren, stets offen und ehrlich handeln sowie individuelle und kulturelle Vielfalt fördern und fordern. Ob Unterschiede im Alter, Geschlecht, in der Religion, in den Fähigkeiten, der Herkunft oder sexuellen Orientierung – die coolair Klimasysteme lebt von der Vielfalt der Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern. Denn vielfältige Ideen, Meinungen und Fähigkeiten verbessern die Qualität unserer Arbeit und sichern so unseren langfristigen Erfolg. Wir möchten von der Vielfalt unserer Mitarbeiter/-innen profitieren. Die coolair Klimasysteme baut auf engagierte und qualifizierte Beschäftigte, die Verantwortung für die eigene Entwicklung übernehmen und Veränderungen als Chance begreifen.

„Jeder sollte ein Vorbild sein.“

„Gutes Arbeitsklima führt zu Erfolg.“

 

1.3          Wir schützen die Persönlichkeitsrechte jedes / jeder Einzelnen.

Ein faires und kollegiales Arbeitsumfeld zu schaffen, ist unsere gemeinsame Sache. Dies gelingt uns nur, wenn wir jeder/jedem Einzelnen Respekt entgegenbringen und gegenseitig aufeinander Rücksicht nehmen. Wir dulden daher weder Äußerungen noch Verhalten, die zu Feindseligkeit und Aggressivität gegenüber unseren Kollegen, Geschäftspartnern oder Kunden führen können. Jegliche Form der Belästigung oder Mobbing ist bei coolair Klimasysteme untersagt.

 

1.4          Wir schützen die Privatsphäre jedes / jeder Einzelnen.

Eine vertrauensvolle Zusammenarbeit setzt voraus, dass wir die Privatsphäre unserer Beschäftigten, Geschäftspartner und Kunden respektieren und schützen. Das betrifft unser Verhalten untereinander ebenso wir die Verwendung und Verarbeitung von Informationen. Daher erheben, verarbeiten und nutzen wir personenbezogene Daten nur in dem Umfang, wie es die Gesetze und Bestimmungen erlauben. Personenbezogene Informationen bewahren wir sicher auf und treffen die nötigen Vorsichtsmaßnahmen, um eine unbefugte Nutzung zu verhindern.

„Es ist ein gutes Gefühl, dass wir alle die gleichen Leitlinien haben.“

 

1.5          Unsere Führungskräfte handeln verantwortungsbewusst und sind wertgeschätzt.

Für ein erfolgreiches Handeln braucht es verantwortungsvolle Führungskräfte. Deshalb erwarten wir von unseren Führungskräften aller Ebenen, dass sie ihrer Vorbildfunktion in Sachen integeres Verhalten gerecht werden, den Beschäftigten damit Orientierung geben und für eine gute Arbeitsatmosphäre sorgen. Mit einer aufgeschlossenen Haltung gegenüber ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern ermöglichen sie einen offenen Gedankenaustausch.

 

1.6          Wir engagieren uns für den Erfolg.

Unsere Aufgaben erfüllen wir mit hoher Leistungsbereitschaft, Motivation und Teamgeist. Wir übernehmen Verantwortung für unser eigenes Handeln und arbeiten sorgfältig und effizient. Unser Wissen und Können bringen wir als Beitrag zum Unternehmenserfolg ein. Wir qualifizieren uns und gehen die Herausforderungen der Zukunft engagiert und kompetent an. Hierbei bringen uns Ideen und Vorschläge aller Beschäftigten voran. Wir fördern und unterstützen sie. Bei alledem arbeiten wir kollegial und rücksichtsvoll zusammen.

 

1.7           Fehler sind auch Chancen.

Aus Fehlern wollen wir lernen. Sich zu Fehlern zu bekennen, ist hierfür wichtige Voraussetzung. Aber auch Hinweise auf Fehler und Fehlverhalten sind gewünscht und werden erwartet. Nur so können wir gemeinsam Schaden von unseren Beschäftigten und dem Unternehmen abwenden. Beschäftigte, die Fehler und Fehlverhalten ansprechen oder melden, werden nicht benachteiligt. In gleicher Weise gehen wir fair mit Beschäftigten um, denen ein Fehlverhalten vorgeworfen wird.

 

1.8          Wir geben Acht auf das Eigentum und Vermögen unseres Unternehmens.

Es liegt in unserem gemeinsamen Interesse, das Eigentum und das Vermögen der coolair Klimasysteme zu wahren.  Für uns ist es selbstverständlich, dass wir die Vermögenswerte des Unternehmens schützen, mit ihnen sorgfältig wie schonend umgehen und sie nicht unsachgemäß oder unerlaubt für eigene Zwecke nutzen oder uns aneignen. Geld- und Sachmittel, die entwendet, veruntreut oder missbräuchlich verwendet werden, fehlen unserem Unternehmen und schaden uns allen.

 

1.9          Transparenz und Verhältnismäßigkeit ist uns wichtig.

Verantwortungsbewusstes Miteinander setzt Entscheidungen voraus, die transparent und nachvollziehbar sind. Nur dann finden sie Akzeptanz. Auch bei Kontrollen und Untersuchungen legen wir deshalb großen Wert auf Transparenz und gehen mit Betroffenen fair um. Auf Fehlverhalten reagieren wir konsequent mit ausgewogenen und nachvollziehbaren Maßnahmen. Dabei folgt die coolair Klimasysteme dem Prinzip der Verhältnismäßigkeit. Wir prüfen deshalb in jedem Einzelfall, welche Konsequenzen geeignet, erforderlich und angemessen sind.

 

2              Nur gemeinsam mit unseren Geschäftspartnern und Kunden sind wir erfolgreich

Fairer Wettbewerb ist eine Voraussetzung für freie Marktentwicklung und dem damit verbundenen sozialen Nutzen. Dementsprechend gilt das Gebot der Fairness auch für den Wettbewerb um Marktanteile. Wettbewerb motiviert und regt uns zu Höchstleistungen an. Unser Ziel ist, mit besten Produkten beste Geschäfte auf beste, also anständige Art und Weise zu machen. Deshalb gehen wir mit unseren Wettbewerbern fair um und arbeiten mit unseren Geschäftspartnern und Kunden respekt- und vertrauensvoll zusammen. Fundament dafür sind gemeinsame Grundsätze, die das geschäftliche Handeln bestimmen. Wir suchen deshalb unsere direkten Geschäftspartner danach aus, inwieweit sie die Grundsätze, die wir uns selbst in dieser Richtlinie gegeben haben, ebenfalls befolgen. Bei unseren Geschäftsbeziehungen achten wir darauf, dass diese Grundsätze auch eingehalten werden. Geschäftspartner und Kunden, die gegen Menschenrechte, Arbeitnehmerrechte, Rechte zum Schutz der Umwelt oder das Verbot der Korruption verstoßen, lehnen wir ab.„Ein dauerhafter Image-Schaden ist schlimmer als kurzfristig nicht erreichte Ziele.“

 

2.1          Wir stehen für fairen Wettbewerb und achten die Gesetze

  • Wir setzen uns dafür ein, dass in unserer Branche fairer Wettbewerb herrscht, und halten die geltenden Kartell- und Wettbewerbsgesetze ein. Unzulässige Vereinbarungen und abgestimmte Verhaltensweisen, die eine Beschränkung des Wettbewerbs bezwecken oder bewirken können, sind bei uns nicht erlaubt. Wir unterbinden sie unverzüglich, wenn wir sie entdecken und sanktionieren sie. Jeder Mitarbeiter ist verpflichtet, die Regeln des fairen Wettbewerbs einzuhalten. Es gibt bestimmte Verhaltensweisen, die zu einem Verstoß gegen das Kartellrecht führen können. Mitarbeitern ist es daher beispielsweise nicht erlaubt:mit Mitbewerbern über Preise, Produktionsleistung, Kapazitäten, Vertrieb, Ausschreibungen, Gewinn, Gewinnmargen, Kosten, Distributionsmethoden oder andere Faktoren zu sprechen, die das Wettbewerbsverhalten des Unternehmens bestimmen oder beeinflussen mit dem Ziel, den Mitbewerber zu einem ähnlichen Verhalten zu bewegen.
  • oder Absprachen mit Mitbewerbern über einen  Wettbewerbsverzicht, über die Einschränkung der Geschäftsbeziehungen zu Lieferanten, über die Abgabe von Scheinangeboten bei Ausschreibungen oder über die Aufteilung von Kunden, Märkten, Gebieten oder Produktionsprogrammen zu treffen.
  • Ebenso wenig dürfen sich Mitarbeiter durch Industriespionage, Bestechung, Diebstahl oder Abhöraktionen wettbewerbsrelevante Informationen aneignen oder wissentlich falsche Informationen über einen Mitbewerber oder seine Produkte oder Dienstleistungen verbreiten.

 

2.2          Wir behandeln Geheimes vertraulich

Geschäftsgeheimnisse, wie zum Beispiel neue Produkte, Erfindungen sowie aktuelle Verkaufszahlen, sind wertvoll. Denn sie sichern unseren Vorsprung vor unseren Marktbegleitern. Deshalb behandeln wir alle geheimen Geschäftsinformationen vertraulich und geben sie nicht ohne Erlaubnis weiter. In gleicher Weise achten wir die Geschäftsgeheimnisse unserer Marktbegleiter, Geschäftspartner und Kunden.

„Verantwortung tragen für unsere Region und die hier lebenden Menschen.“

 

2.3          Für uns gilt die Richtlinie: Wir bestechen nicht und lassen uns nicht bestechen.

Wir machen unsere Geschäfte nicht zu jedem Preis. Aufträge wollen wir nur auf faire und rechtmäßige Weise gewinnen. Die coolair Klimasysteme duldet kein unmoralisches oder bestechliches Vorgehen seiner Beschäftigten oder Geschäftspartner und geht dagegen vor. Denn Entscheidungen, die auf Korruption beruhen, sind unmoralisch, verzerren den Wettbewerb, fügen dem Unternehmen Schaden an Vermögen und Image zu. Einladungen von Kunden und Geschäftspartnern zu Essen oder Veranstaltungen nehmen wir nur an, wenn sie freiwillig ausgesprochen werden. Sie müssen unserem gemeinsamen geschäftlichen Anlass dienen und nicht unangemessen oft stattfinden. Die Bewirtung sollte im Rahmen der gewöhnlichen Zusammenarbeit stehen und die Kosten im Verhältnis zum Anlass. Bei Verunsicherung über die Angemessenheit von Geschenken, Zuwendungen oder Einladungen stimmen wir uns mit unserem Vorgesetzen Den Erhalt von Geschenken und Zuwendungen oder die Teilnahme an Geschäftsessen oder Veranstaltungen legen wir offen und halten sie schrift lich fest, sofern sie bei Geschenken und Zuwendungen den Richtwert von 50 Euro, bei Einladungen von 100 Euro überschreiten. Geschenke und Zuwendungen an Kunden und Geschäftspartner gestatten wir ebenfalls nur in angemessener Höhe und im Rahmen der gewöhnlichen Geschäftstätigkeit. Einladungen an Kunden und Geschäftspartner werden dem Anlass angemessen im entsprechenden Rahmen gehalten. Grund für die Einladung darf nicht sein, dadurch jemanden in Abhängigkeit bringen zu wollen. Erwerbsmäßige Nebentätigkeiten sind vor Antritt dem Vorgesetzten mitzuteilen und von diesem hinsichtlich eventueller Interessenkonflikte zu prüfen. Stehen berechtigte Interesse von coolair Klimasysteme der Nebentätigkeit entgegen, kann diese untersagt werden. Erwerbsmäßige Nebentätigkeiten sind vor Antritt dem Vorgesetzten mitzuteilen und von dieser hinsichtlich eventueller Interessenkonflikte zu prüfen. Stehen berechtigte Interesse von coolair Klimasysteme der Nebentätigkeit entgegen, kann diese untersagt werden. „Jeder Mitarbeiter muss wissen, was Integrität genau heißt und den Integritätsgedanken im Umgang mit unseren Kunden und Händlern auch leben.“

 

3              Wir sind uns unserer gesellschaftlichen und sozialen Verantwortung bewusst

3.1          Wir tragen Verantwortung für das Gemeinwohl und begrüßen ehrenamtliches Engagement

Als Tochterunternehmen einer regional mittelständigen Unternehmensgruppe unterstützt coolair Klimasysteme Einrichtungen und Projekte aus dem Sozialen, der Bildung sowie dem Sport, um damit gesellschaftlichen Nutzen zu stiften. Ehrenamtliches Engagement hält die Gesellschaft zusammen. Als Unternehmen, das seine Verantwortung gegenüber dem Gemeinwesen ernst nimmt, begrüßen und unterstützen wir den ehrenamtlichen Einsatz unserer Beschäftigten – egal, ob es sich dabei um politisch-demokratische, gesellschaftliche oder sportliche Aktivitäten handelt.

 

3.2          Auftreten in der Öffentlichkeit

Für Äußerungen von Beschäftigten gilt das Recht der freien Meinungsäußerung. Bei Meinungsäußerungen während Veranstaltungen in der Öffentlichkeit achten wir darauf, persönliche Ansichten als solche kenntlich zu machen. Bei öffentlichen Auftritten im Auftrag des Unternehmens, sowie im Dialog mit Geschäftspartnern achten wir bei Verhalten oder Äußerungen darauf, dass coolair Klimasysteme und seinem guten Ruf kein Schaden zugefügt wird.

 

3.3          Wir stehen für Qualität und Sicherhait unserer Produkte

Wir wollen das Installieren und Betreiben unserer technischen Produkte so sicher wie möglich gestalten. Deshalb setzen wir auf höchste Qualität und ständiger Qualitätsverbesserungen sowie auf den Einsatz von Innovationen bei unseren Systemen, die den Sicherheitsstandard erhöhen. Sie sind wesentlich für Wachstum und Erfolg von coolair Klimasysteme. „Ganz einfach: Fair sein!“

 

4              Einhaltung der coolair Richtlinien für integeres Verhalten

coolair Klimasysteme erwartet von seinen Gesellschaftern, Geschäftsführung, Führungskräften und Beschäftigten die Einhaltung dieser Richtlinie für integeres Verhalten. Alle Beschäftigten haben sich mit dem Inhalt dieser Richtlinie vertraut zu machen, ihn zu kennen und danach zu handeln. Denn diese Richtlinie bildet die Grundlage für unsere tägliche Arbeit. Unsere Führungskräfte tragen Sorge dafür, dass alle Beschäftigten die Richtlinie für integeres Verhalten kennen und einhalten. Sie sind erster Ansprechpartner für Fragen und unterstützen ihre Beschäftigten darin, rechtmäßig und nach unseren Werten zu handeln. Darüber hinaus stehen bei Fragen zur Richtlinie für integeres Verhalten neben den Führungskräften auch die Geschäftsführung und Gesellschafter mit Rat und Unterstützung zu Seite. Die Richtlinie für integeres Verhalten kann nicht in jeder Einzelheit Standards, Verfahren und Bestimmungen unseres Unternehmens  regeln. Sofern coolair Klimasysteme genauere Richtlinien, Anweisungen oder Bestimmungen für einzelne Sachverhalte bestimmt hat, sind diese bindend. Verstöße gegen die Richtlinie für integeres Verhalten oder andere coolair Klimasysteme Richtlinien und Regelungen können unter Wahrung des Verhältnismäßigkeitsgrundsatzes zu Konsequenzen für das Arbeitsverhältnis und anderen rechtlichen Folgen führen.

„Vertrauen

Basis für erfolgreiche Zusammenarbeit.“

 

Die Zitate sind anonyme Zitate aus der Fachliteratur. Aus Gründen der besseren Lesbarkeit wird bei allen Angaben, die sich auf Personen beziehen, die männliche Form genutzt.

Stand 01. August 2015/GH